¿Qué es el feedback y cuál es su importancia?

En tu organización, ¿los colaboradores saben qué están haciendo bien y que no? ¿Reciben una retroalimentación sobre su desempeño por parte de los líderes? ¿Tienen los trabajadores la posibilidad de evaluar a sus líderes?

Si aún no tienen ese tipo de evaluación multidireccional con tus equipos, es buen momento para iniciar, ya que el Feedback potencia el Engagement, fortalece el Clima Organizacional y tiene clara incidencia en la productividad.

Si tomamos en cuenta los cambios que están en marcha en las empresas, sobre todo a raíz del trabajo remoto o del uso de modelos laborales híbridos, cobra mayor importancia el Feedback Continuo.En medio de los tiempos tan difíciles que han vivido las compañías y sus colaboradores, es cuando la retroalimentación mediante el uso de plataformas digitales cobra mayor importancia, por la visibilidad e inmediatez que ofrecen.

Una definición de Feedback Continuo

A partir de la explicación sobre la  importancia de la retroalimentación con tus trabajadores, es importante definir qué es el Feedback Continuo.

Samantha Lang, , especialista en contenidos, en un artículo publicado en e-learning Industry (plataforma de intercambio de conocimientos) lo define como: 

“El Feedback Continuo se define como un mecanismo o proceso en el que un empleado recibe retroalimentación continua, siendo guiado de manera sistemática y discutiendo abiertamente las fortalezas y debilidades del empleado”. 

 La especialista explica que el talento humano es un activo para cualquier organización y como tal debe cuidarse. Por esa y muchas otras razones, las organizaciones necesitan un mecanismo por medio del cual los trabajadores sean conscientes de las cosas que están haciendo bien y también el alcance de las mejoras.

¿Qué es el Feedback 360?

Cuando se trata de retroalimentación en las compañías, una de las opciones es usar el Feedback 360 que permite que los integrantes de los equipos se evalúen, ya que es una opción multidireccional.  Susan Heathfield, consultora de RRHH, en un artículo publicado en The Balance Careers, lo define como:

"Es un método y una herramienta que brinda a cada empleado la oportunidad de recibir retroalimentación sobre el desempeño de su supervisor o gerente, miembros del personal informante, compañeros de trabajo y clientes".

Agrega la especialista que el Feedback 360 permite que cada individuo comprenda cómo los demás ven su eficacia como colaborador, compañero o miembro del personal:

“Son efectivos porque se basan en los comportamientos que otros trabajadores pueden ver”.

El Feedback es una excelente herramienta para estimular el desempeño organizacional. Por un lado, la mejora continua sólo es posible si nos damos el tiempo de sentarnos a detectar nuestras oportunidades de mejora y diseñamos acciones destinadas a mejorar la manera en que hacemos las cosas.

Al mismo tiempo, el Feedback es una valiosa herramienta para estimular la motivación de los equipos, en tanto permite reconocer las fortalezas de los colaboradores, transmitiendo que el trabajo bien hecho es valorado en nuestra organización. Sin embargo, el Feedback es un instrumento y como tal, es clave que lo implementemos bien para obtener beneficios a corto y a largo plazo.

De acuerdo a Deloitte, existen 4 factores esenciales que influyen en la entrega del Feedback: Los pensamientos de la jefatura, la comunicación verbal, la comunicación no verbal y el pensamiento de los colaboradores. Dada la contingencia y el trabajo remoto, estos cuatro factores se ven afectados. Sin embargo, puedes hacerle frente con las siguientes estrategias:

1.- Apóyate en la tecnología:

Si tienes un celular en tu mano o trabajas con un computador, la verdad es que no tienes excusas para no poder comunicarte con nadie sin importar en qué parte del mundo estés. Sin embargo, para facilitar la retroalimentación con tus colaboradores, lo adecuado es disponer de una plataforma tecnológica. 

2.-Sé periódico y constante, crea rituales:

¿Recuerdas cuando estabas en la oficina y los miembros de tu equipo almorzaban juntos? Quizás no lo sepas, pero este era un ritual importantísimo dentro de sus rutinas, y debes crear instancias iguales para tus colaboradores remotos. Los rituales mejoran la confianza, la comunicación y la cohesión de los equipos de trabajo. 

3.- Crea reuniones uno a uno, demuestra preocupación:

Si mantienes reuniones con tus equipos remotos, ve un poco más allá y agenda reuniones de uno a uno. De esta forma, demostrarás preocupación por tus colaboradores de manera individual y personalizada, y también podrán hablar de sus metas y objetivos como equipo. De esta manera alcanzarás un nivel de comunicación más profundo, donde ambos monólogos internos podrán convertirse en una conversación.

4.- Sé transparente y comprensivo:

El Feedback es una de las herramientas más poderosas que tienen las jefaturas para influir en sus colaboradores, por eso, es importante que seas sincero al momento de entregarlo. Tu monólogo interno debe ser comunicado con claridad, dejando de lado los sentimientos y poniendo al centro los hechos. También, en un contexto como el que hemos vivido, es probable que tus colaboradores puedan estar pasando por un momento difícil.

Ante la importancia que tiene el Feedback para tu organización, te dejamos los beneficios que genera:

• Crecimiento y desarrollo continuo: Las empresas de hoy viven en un ágil entorno de negocios, con gerentes, pares y colaboradores entrando y saliendo de la oficina por reuniones y viajes. La tecnología permite ofrecer Feedback fácilmente y cuando sea necesario, no meses más adelante. Las personas que lo reciben tendrán la información almacenada y siempre disponible para revisar en lo que necesitan enfocarse.

• Facilita la comunicación entre áreas: Ser capaz de trabajar en equipo con un diseñador, desarrolladores web, un ejecutivo de ventas o un redactor de contenido, fortalece los proyectos y aumenta las posibilidades de éxito. Las soluciones digitales ayudan a eliminar las barreras entre áreas o disciplinas, permitiendo solicitar y dar retroalimentación a cualquier persona dentro de la empresa.

• Forma hábitos: No a todas las personas les resulta fácil dar y recibir comentarios de mejora. La tecnología permite a todo colaborador recibir la información privadamente, dándole tiempo para considerar objetivamente lo que se le dijo. Disponer de comentarios guardados posibilita volver a leerlos con otros ojos y analizar con calma. A partir de ahí, será mucho más fácil construir un plan de desarrollo verdaderamente eficaz.

• Mejora el Feedback ascendente: Si ya es difícil para algunos comunicar ajustes o mejoras a sus pares, mucho más lo es darlo a sus jefes. Es útil comenzar con comentarios anónimos y así dar a la gente la oportunidad de familiarizarse con el proceso. Una vez que las jefaturas generan confianza y demuestran que no habrá consecuencias, los trabajadores se sentirán cómodos y se expresarán de forma abierta.

• Datos valiosos: Otra de las grandes ventajas del uso de estas herramientas es que traducen instantáneamente la información que recopilas en datos útiles. Con la analítica de personas, los colaboradores serán capaces de dar seguimiento al progreso y almacenar la información que reciben para recordar y establecer metas. Para los gerentes, se produce información clave sobre las necesidades de coaching de sus equipos. Y el área de Recursos Humanos puede usar los datos para identificar brechas de habilidades y tomar mejores decisiones de contratación.

Como ves, entregar Feedback a través de soluciones tecnológicas formaliza una práctica que trae beneficios inmediatos y a largo plazo que mejoran el clima laboral y aumentan el desempeño de los colaboradores.

¿Sabes en qué puede ayudarte una cultura de Feedback continuo? o ¿cómo conseguirla? La cultura de Feedback Continuo ayuda a canalizar correctamente el manejo de expectativas entre líderes, colaboradores y la empresa.

Asimismo, permite detectar problemas y corregir ciertas actitudes o procedimientos en el momento adecuado, sin esperar a que estos pasen al olvido o terminen generando inconvenientes mayores en la organización.

Para construirla, lo principal es contar con la convicción de los líderes. Serán ellos, desde su posición, quienes promoverán esta práctica.

Un estudio de la consultora estadounidense Eagle Hill Consulting concluyó cinco formas de crear una cultura de Feedback constructiva.

• Frecuencia: No esperar hasta la revisión anual o semestral para dar consejos constructivos y/o refuerzo positivo a tu equipo y colegas. En este estudio, 55% de los encuestados respondió que les gustaría recibir Feedback en su trabajo de manera diaria o semanal. A su vez, este canal más abierto de comunicación puede fomentar un ambiente inclusivo y de apoyo en el que los trabajadores se sientan valorados por sus contribuciones y sean capaces de mantener sus fortalezas y mejorar sus áreas de debilidad.

• Entrega: La forma mediante la cual entregamos el Feedback sí importa. Hacerlo vía mail o discutirlo por teléfono debe ser nuestra última opción y sólo si es que por distancia o tiempo es imposible concretarlo en persona. Aunque la tecnología facilita dar Feedback en plataformas que le dan visibilidad a la retroalimentación, pero además facilitan la comunicación con tus colaboradores. 

• Reconocimiento: Reconoce cuando tu equipo hace un buen trabajo y cuando hacen cambios producto de un Feedback constructivo. Hazle saber a tu equipo que te diste cuenta de sus mejoras y que éstas son valoradas. El estudio arrojó que 83% dijo ser reconocido positivamente cuando hace cambios respecto de los consejos que recibió. Por otro lado, cuando hay trabajadores que hacen bien su trabajo, asegúrate de expresar tu satisfacción para que se mantengan en esa línea.

• Feedback 360: Aunque la mayoría del Feedback proviene de los supervisores a los trabajadores, también existen otros canales que son menos predecibles, pero que pueden ser igual de positivos. Para promover que el Feedback sea visto como un aspecto positivo para la cultura de nuestra empresa, debemos asegurar que los trabajadores también tengan espacio para dar Feedback a sus jefes, lo que es posible mediante el uso de herramientas tecnológicas.

• Entrenamiento: Enséñales a entregar Feedback a trabajadores y líderes. Como tu equipo se empezará a comprometer con una retroalimentación constante es importante entregar respaldo y capacitar a ambas partes. Hacer capacitaciones a toda la empresa establece expectativas, promueve y refuerza buenas prácticas, comparte recursos útiles, y reúne a la fuerza de trabajo para tomar pasos que les ayuden a cambiar juntos.

Entregar Feedback que efectivamente mejore el rendimiento de los colaboradores es un arte y una ciencia.

Existe amplia evidencia de que la retroalimentación genera valor de negocio:

• Los gerentes que reciben retroalimentación basada en sus fortalezas son 9% más rentables
• Según el Harvard Business Review, el 69% de los empleados dice que trabajaría más duro si su esfuerzo fuese más reconocido

Todos necesitamos saber cómo están evaluando nuestro trabajo. Entender qué estamos haciendo bien y en qué podemos mejorar, hace que podamos enfocarnos y ser más productivos.

Como lo vimos en el blog “7 tips para que las personas escuchen tu Feedback”, entregar comentarios a un equipo es clave en un buen liderazgo.

Pero, ¿cuál es el momento para hacerlo? ¿Cómo debemos hacerlo? ¿Dónde?

Estas son las preguntas que debes plantearte antes de entregar un Feedback a tu equipo:

1.- ¿Cómo?

Lo primero que debes hacer es planificar el momento en que realizarás el Feedback. Por ejemplo, si se trata de Feedback positivo, puedes hacerlo al comenzar una reunión. En el inicio, puedes aclarar la estructura de la misma y luego mencionar un reconocimiento general y un logro individual. Lo importante es que tus comentarios sean concretos y específicos. Es mucho mejor decir que un informe estaba muy completo y con una introducción muy bien desarrollada, que simplemente decir que está bien hecho. Además, preocúpate de tener una actitud empática y de escuchar al otro. De esta manera, la persona podrá contarte qué dificultades tuvo y puedas ayudarla a resolver estos impedimentos.

2.- ¿Cuándo?

El momento en que se entrega el Feedback es clave. La idea es que la persona esté disponible y no tenga tareas urgentes por resolver. Así podrá prestar la atención que sea necesaria y puedan conversar extensamente si es necesario. Lo fundamental es que ninguna de las partes sienta que quedan temas pendientes en esta conversación. Otro aspecto importante es que no dejes pasar demasiado tiempo. Si vas a tocar un hecho puntual, intenta que esta conversación sea oportuna. La idea es que la persona entienda a qué te estás refiriendo y lo vea como un hecho reciente.

2.- ¿Dónde?

En este caso, el lugar lo determinará el tipo de Feedback. Si se trata de algo positivo puedes optar por hacerlo de manera pública, por ejemplo a través de una plataforma tecnológica. Así la persona puede ser reconocida por el equipo y otros integrantes pueden seguir sus pasos. También funciona con un reconocimiento grupal.

Tomando en cuenta que los cambios, surgidos en las empresas en los últimos meses, han modificado los modelos laborales y el trabajo remoto seguirá vigente, es relevante que les des mayor importancia al Feedback, con el fin de mantener motivados a tus trabajadores.

Si tienes equipos trabajando remoto, sigue estos consejos: 

1. Crea reuniones uno a uno, ya que estas reuniones te ayudan a estar en contacto con tus colaboradores, no solo para entender su progreso con su trabajo, sino también sus metas y aspiraciones. En estas conversaciones también puedes aprovechar de dar comentarios acerca de su desempeño y su rol dentro del equipo.

2. Pregunta por avances y en ese sentido los chats son una excelente herramienta para potenciar el crecimiento del talento de manera inmediata. Pregúntales acerca de sus avances, cuáles son sus progresos y qué necesitan para avanzar. Incluso puedes utilizar herramientas digitales como checklists que te permitan llevar registro de los avances de cada equipo.

3. Fomenta la retroalimentación, impulsando que los equipos se comuniquen entre ellos para entender sus fallas y fortalezas y así mantenerse en una mejora constante. Empodera a tus colaboradores a que comenten, critiquen y mejoren el trabajo de sus pares, siempre de manera positiva, constructiva y respetuosa. También puedes crear instancias como esta para realizar evaluaciones 360º con tu equipo.

4. Crea rituales para ayudar a tu equipo ya que así se acostumbrarán más rápido a sus labores diarias. Esta no solo aplica para la vida en sus hogares, sino también para sus responsabilidades con los líderes y pares. Calendariza las fechas, formaliza las instancias de comunicación y entrega de proyectos, solo así podrás ver sus avances, aunque no los veas formalmente.

5. Confía en tu equipo para, por ejemplo, si uno de tus colaboradores no completa a una fecha de entrega, pregúntale qué sucede. Mantener la comunicación y la transparencia trabajando es importante ya sea en una oficina o desde cualquier parte del mundo. Dales confianza, nunca sabes por lo que pueden estar pasando. 

Si necesitas ampliar la información, te invitamos a descargar nuestra guía: “La importancia del Feedback Continuo en el Trabajo Remoto". 

Es clave comunicar a los colaboradores sus buenos y malos desempeños. Sin embargo, es común caer en errores que harán que estas reuniones sean menos efectivas. 

¿Pero qué pasa si das Feedback y no pasa nada? 

Muchos jefes no se dan cuenta de que están cometiendo estos errores, aún cuando tienen las mejores de las intenciones. Ponte en esta situación: es la tercera vez que le comentas posibles mejoras a tus colaboradores y su comportamiento aún no cambia. Bastante frustrante, ¿no crees?

Podrías pensar que no es problema si ya no sigues dando retroalimentación. No lo hagas. Muchos de tus colaboradores anhelan estos encuentros. De hecho, de acuerdo a una encuesta de la empresa Globoforce, 69% de los colaboradores mejoraría todavía más su rendimiento si recibiera comentarios correctivos con mayor periodicidad.

Pero si los trabajadores buscan tanto estas instancias y están dispuestos a apoyarlas, ¿por qué no logras que te escuchen?

Sigue estos consejos y asegúrate de que tus colaboradores pongan atención y acusen recibo activamente de lo que tienes que decirles.

1.- Sé honesto y directo: Parece bastante simple, pero muchos de los líderes no suelen serlo. Una práctica bastante usada es dar sugerencias de cambios entre elogios, pero la mayoría de las veces no es útil. Por lo tanto, dar retroalimentación directa y sin rodeos sigue siendo la mejor opción.

2.- Gana su respeto: No importa cuán estructurada o sincera sea la reunión con el trabajador, si éste no respeta a su evaluador, no lo escuchará. Como líder, debes ser una fuente confiable de información y consejos. De lo contrario, tus comentarios no serán tomados en serio y sus consecuencias no serán las que buscas.

3.- Expresa tus sentimientos: No se trata de un ataque personal. La evaluación debe enfocarse en el comportamiento de la persona y no en la persona misma. Una forma de lograr esto es expresar cómo te hace sentir el comportamiento del colaborador que quieres que cambie.

4.- Escucha a tus colaboradores: Cuanto más escuches a tus trabajadores, mejor será tu capacidad para dar un Feedback efectivo y relevante. Esto es esencial para que los demás acusen recibo de tus comentarios. Escuchar a los miembros del equipo demuestra la importancia que tienen sus opiniones y te ayudará a construir un ambiente de confianza y respeto dentro entre ellos.

5.- Fija objetivos claros: La manera más eficaz de mejorar el rendimiento de los colaboradores es vincular los comentarios con un objetivo específico. De esta manera, ellos sabrán claramente cuál es el tema que deben mejorar, o si mejoran dentro de un tiempo determinado.

6.- Da Feedback continuo: Dicen que la práctica hace la perfección. Es mucho más probable que tus comentarios sean escuchados si los trabajadores están acostumbrados a recibirlos constantemente. Las investigaciones muestran que las empresas que implementan este tipo de comunicación experimentan menos rotación que aquellas que no. Por ejemplo, a través de la plataforma Rankmi, los equipos de trabajo realizan Feedback continuo en todo momento y disfrutan de los beneficios que conlleva esta comunicación constante.

7.- Haz seguimiento: Dentro de todo proceso de gestión de desempeño, es necesario realizar un seguimiento de las actividades y de los avances logrados. Esto, para cerciorarse de que los objetivos y evaluaciones respectivas fueron puestos en práctica después del encuentro en los que fueron comunicados. 

Dar Feedback a los miembros de tu equipo es necesario tanto para el desarrollo posterior de cada uno de ellos, como el de la compañía. Entonces, si vas a hacerlo, debe ser de la mejor manera.

Evita los siguientes errores más comunes dentro de este proceso de gestión de desempeño, y sácale el máximo provecho a tu proceso de evaluación:

1.- Falta de preparación ya que el error más común a la hora de dar comentarios sobre desempeño es no prepararse para ello. Asegúrate de ir preparado a la reunión de evaluación. Si no lo estás, tus comentarios no serán útiles y, por ende, tus colaboradores no podrán mejorar. Evita este gran error ofreciendo sesiones de Feedback Continuo, las cuáles son más fáciles de preparar y más relevantes en el tiempo.

2.- Falta de contextualización al quedarse con las últimas impresiones del proceso e ignorar el contexto general. En psicología, el efecto de recencia explica que lo último que queda retenido en la memoria es el recuerdo más frecuente. Por lo tanto, si no inviertes tiempo en documentar el avance de los procesos, o en reunirte con tus colaboradores una vez al mes, es probable que sólo recuerdes el comienzo y el final del año de tus evaluados. Entonces, ¿cómo podrás calificarlos correctamente?

3.- Falta de reconocimiento ya que, aunque el propósito de la retroalimentación es tanto para alentar a los colaboradores, como para ofrecer una crítica constructiva sobre su desempeño, al reconocer a los trabajadores de una manera eficaz, esta acción automáticamente refuerza las acciones y comportamientos que las organizaciones desean. Asegúrate de que sea significativa para la persona con la que te reúnes, de otra manera esta perderá fuerza y quedará solamente como un cumplido por obligación o cortesía.

4.- Falta de planificación ya que es importante que los colaboradores sepan por adelantado no sólo que serán evaluados, sino cuándo tendrá lugar este proceso. Planificar las reuniones de evaluación les dará tiempo para preparar notas sobre asuntos sobre los cuales les gustaría discutir, y también les hará sentir que son miembros importantes de la organización, dignos del tiempo de su líder.

5. Evita vincular salario con evaluación porque no se debe basar el salario y las compensaciones en los resultados de las evaluaciones de desempeño. Ese es un error que muchas compañías cometen. Una revisión tiene la intención de discutir el desempeño del trabajador, no su salario. En esos casos, es probable que el empleado tenga dificultades para escuchar, procesar e implementar tus comentarios, ya que sólo se enfocará en el resultado final: si le dan o no un aumento por ello.

6.- No realizar reuniones de Feedback es un error y sucede muy a menudo. Tampoco es eficaz tener una sola reunión al final del año. Actualmente el cambio está enfocado en el Feedback continuo, mediante el cual los jefes realmente ayudan a desarrollar el desempeño de los colaboradores realizando un seguimiento permanente dentro del proceso. La idea de hacer reuniones constantes es mantener la comunicación fluyendo con regularidad, y no una vez al año o esporádicamente.