El proceso de afiliación al seguro social en México es fundamental para garantizar los derechos y beneficios de los trabajadores.
A este proceso se le conoce como aviso de movimientos afiliatorios e involucra varias etapas y documentos, siendo el Aviso de Inscripción del Trabajador y el Formato AFIL esenciales para la formalización y actualización de la información de los colaboradores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Más adelante, explicamos en detalle este formato, en qué casos es importante y todo lo necesario para dar de alta a un trabajador en el IMSS haciendo uso del AFIL.
¿Qué es el AFIL?
Cuando hablamos de un AFIL, nos referimos al formato o documento que el IMSS facilita a las empresas o patrones para tramitar los movimientos relacionados con sus trabajadores, tales como altas, bajas y modificaciones salariales.
Esto responde a la obligación del patrón señalada en el artículo 15, fracción I de la Ley del Seguro Social (LSS) de “registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles”.
Estos son los formatos AFIL que vas a necesitar de manera constante al realizar movimientos afiliatorios:
- AFIL-01: Aviso de inscripción patronal o de modificación de su registro. Tomar en cuenta que existe, además, un formato para el caso de Persona Moral y otro específico para Persona Física, que son el Formato ARP-PM y Formato ARP-PF.
- AFIL-02: Aviso de inscripción del trabajador.
- AFIL-03: Aviso de modificación de salario del trabajador.
- AFIL-04: Aviso de baja del trabajador.
Todo sobre el Aviso de Inscripción del Trabajador
El aviso de inscripción del trabajador al IMSS es un documento oficial, que permite registrar a un nuevo trabajador en el sistema del IMSS y sirve para formalizar la relación laboral con la empresa y asegurar que el trabajador reciba las prestaciones de ley, además de los beneficios de seguridad social (atención médica y hospitalaria, ahorro para el retiro, guarderías infantiles del IMSS).
Estas son las recomendaciones básicas para hacerlo correctamente:
- Previamente, debes estar registrado como patrón ante el IMSS, además de realizar el registro de actividad en el seguro de Riesgos de Trabajo.
- El registro debe realizarlo el patrón, sujeto obligado o representante legal desde el primer día de labores en el lugar de trabajo. Sin embargo, según la legislación, este trámite se puede hacer hasta 5 días hábiles antes del ingreso, señalando cuándo será la fecha de ingreso.
- Hacer la solicitud en línea a través del portal oficial del IMSS o asistir de manera presencial en la subdelegación correspondiente a su registro patronal.
- El trabajador debe ser dado de alta con el salario real que percibe, añadiendo lo señalado en el artículo 27 de la Ley del Seguro Social (gratificaciones, percepciones de nómina, alimentación y comisiones, entre otros).
- Revisar que los datos como nombre, domicilio, Clave Única de Registro de Población (CURP) y RFC coinciden con sus documentos oficiales, para evitar que el trámite sea rechazado por el IMSS.
Después de ser dado de alta en el sistema de salud, el trabajador recibe un Número de Seguridad Social, el cual es único e intransferible, y es su número de referencia para saber cuántas semanas se han cotizado ante el IMSS y recibir las prestaciones de Ley del Seguro Social, INFONAVIT y AFORE.
Además, el trabajador puede registrar a sus beneficiarios legales, los cuales pueden ser esposa o esposo, concubinaria o concubinario, hijos hasta los 16 años y padres, quienes también adquieren los beneficios de la seguridad social.
Para hacer este trámite, necesitarás llenar el formato AFIL-02, el cual puedes obtener aquí: descargar formato.
Para conocer los pasos a seguir y cómo dar de alta a los trabajadores, te invitamos a leer este contenido sobre la Gestión eficiente de los movimientos afiliatorios ante el IMSS.
Es muy importante considerar que si no realizas el Aviso de Inscripción del Trabajador en tiempo y forma, te podrán aplicar una multa. El importe total de esta sanción económica se obtiene multiplicando desde 20 a 350 veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), según los artículos 304A y 304B de la LSS.
Consideraciones sobre casos específicos de Alta de Trabajadores
Es crucial tener en cuenta que existen situaciones donde el registro de los trabajadores se hace con requisitos diferentes a los ya mencionados. Estos casos incluyen a quienes laboran jornadas reducidas, menor número de días, menores de edad o personas extranjeras:
- Trabajadores con jornadas y semanas reducidas: el salario base de cotización se determina de manera específica según el Reglamento del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF).
- Trabajadores menores de edad: según el artículo 22 de la ley Federal del Trabajo (LFT), los mayores de quince y menores de dieciséis años requieren autorización de sus padres o tutores. Asimismo, la jornada no puede ser mayor a 6 horas diarias, no pueden ser contratados si no han terminado su educación básica obligatoria y no pueden trabajar tiempo extra, ni en los días de descanso obligatorio.
- Trabajadores extranjeros: se deben regir por la Ley Federal del Trabajo y la Ley de Migración. De igual forma, el patrón debe emplear un 90% de personas mexicanas y los extranjeros deben tener visa de trabajo, residencia permanente o algún otro permiso válido para realizar actividades remuneradas.
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