La cantidad de data recogida mediante una encuesta de clima laboral puede ser abrumadora. Sin embargo, es necesario organizar toda esa información, seleccionar lo importante y convertirlo en conocimiento
No es tan difícil como suena, pero requiere un equipo comprometido y dedicado. En este blog te explicamos los aspectos más relevantes para presentar los resultados de la encuesta ante tu organización.
En este aspecto, la visualización debe favorecer la comprensión y agilizar la lectura, permitiendo tener un panorama general y claro de la organización desde el primer instante.
A continuación, te presentamos la secuencia que debe seguir un informe de resultados de la encuesta de clima laboral, de lo general hasta lo específico.
Para ello aplicamos la sencilla, pero didáctica técnica de entrega de retroalimentación a colaboradores del “Sandwich Conversacional”, que consiste en dar a conocer información en tres etapas:
Resaltar los aspectos positivos del tema en cuestión
En el caso de los resultados de una encuesta de clima laboral, el enfoque está en las actividades ya realizadas, destacando cifras positivas que demuestren un ambiente laboral sano y estable ante la organización.
Lo que es conocido como “el relleno del sandwich”
Fase que concentra los aspectos a mejorar, las principales debilidades y cómo debe ser abordada la situación.
Cuando nuevamente el foco son los aspectos positivos del proceso
En esta etapa, los colaboradores reciben motivación y compromisos de que habrá mejoras como producto de los planes de acción que serán implementados gracias a los resultados que arrojó la encuesta.
Por ende, nuestras recomendaciones para informar los resultados de la encuesta siguiendo este método de entrega de feedback son:
Primera Etapa
1. Agradecer
Sí, este es un paso crucial previo a la presentación del informe.
Una encuesta no puede ser aplicada sin todas las personas que se involucran en ella; la dirección, jefes de área, colaboradores y el área de Recursos Humanos o gestión de personas.
Por eso, poco tiempo después de haber terminado el proceso, comunica un mensaje de agradecimiento para todos ellos.
Puedes aprovechar el mensaje para hacerles saber que habrá acciones y que habrá más información más adelante, comenta la plataforma de gestión de talento Culture Amp.
2. Recordar los objetivos de la encuesta
Seguramente, al aplicarla, habrás explicado por qué esta encuesta de clima laboral es necesaria. Sin embargo, siendo realistas, probablemente, cuando el informe llegue, muchas personas habrán olvidado estos puntos.
En cualquier caso, esta es una información para poner los resultados en contexto, así que asegúrate de que sea clara y concisa.
3. Informa los índices de participación
Si bien una encuesta de clima laboral debe ser contestada voluntariamente, no está de más presentar cuál fue la población que participó.
El sitio de software de presentaciones Slidesfy aconseja que utilices distintos tipos de gráficos para representar los niveles de participación según las categorías que usas en tu análisis.
4. Resumir lo hecho hasta el momento
En esta fase debes explicar los resultados de encuestas anteriores; un diagnóstico positivo previo, así como las actividades, resultados, plan de trabajo a largo plazo que surgieron de estos sondeos.
Si es la primera vez que haces una encuesta de clima, mencionas los beneficios que se podrían sacar de este proceso, contar las buenas prácticas de otras empresas, entre otros recursos de motivación.
Segunda etapa
5. Muestra los resultados generales del análisis
Aunque un informe general no tiene que justificar ante todos las conclusiones que plantea, no está de más que ofrezcas una sencilla explicación sobre cómo usaste la data recibida.
Además, utiliza aquella información que es verdaderamente “significativa”. Esto en el lenguaje de la estadística —aclara el portal especializado SurveyMonkey— quiere decir “evaluación de la exactitud”, es decir, usa la data que tenga un mayor número de representatividad de tu población y que el tamaño de tu muestra sea adecuado
6. Destaca lo mejor y peor evaluado
Establece un ranking de los datos que tiene mejor percepción entre los participantes y otra de las áreas de oportunidad, según recomienda la plataforma de gestión de personas Integratec.
De esta forma, posicionas en las mentes de los integrantes de la organización sus fortalezas y desafíos por encarar en corto plazo. Este conocimiento nutre el clima laboral y genera el sentido de que hay trabajando en equipo.
Tercera Etapa
7. Establece prioridades
Este es el punto que contesta a la pregunta que casi todos los participantes de la encuesta se hacen antes de contestar: “¿para qué sirve todo esto?”.
La prioridad definida señala la orientación del plan de acción a seguir. Su realización debe ser compromiso de todos (directivos, jefes de área, empleados en general), propone la consultora CustomInsight.
De cualquier forma, las acciones deben ser medibles y trazables en el tiempo.
¿Cómo se presenta la encuesta y ante quién?
Al momento de decidir cómo presentar tu informe, piensa primero en tus destinatarios; su nivel de manejo de las tecnologías y tiempo disponible son aspectos que debes evaluar al diseñar tu presentación.
De acuerdo con el portal Emprendedores, si se trata de un informe general, un documento en Word o PDF puede funcionar, mientras que una presentación en PowerPoint es útil en una reunión ejecutiva con la alta dirección.
En esta fase, es importante que también hagas un resumen de lo bueno hasta el momento, lo que está por venir, y dejar invitados a los partícipes —liderazgo y colaboradores— a tener un rol activo en el cumplimiento de las metas.
Al momento de presentar los resultados de una encuesta de clima laboral, enfócate en tu audiencia. No necesitas presentar toda la información; ofrece la de mejor calidad y la más valiosa para la empresa.
Ocúpate de que la visualización de los resultados sea claro, ágil y fácil de identificar. Los planes de acción que sigan a los resultados deberán estar claramente definidos en la difusión también.
