9 consejos para diseñar y administrar una encuesta de clima laboral

Enrique Besa | may 05, 2019

La data que proporciona una encuesta de clima laboral bien aplicada es valiosa para conocer el ambiente dentro de tu organización y tomar decisiones para mejorar la percepción de los colaboradores y a la larga el desempeño.

Por eso es muy importante que tengas en cuenta algunos factores claves al momento de diseñarla y de administrarla.

En este blog te ofrecemos estas recomendaciones para que utilices este instrumento con la mejor precisión.

Las encuestas de clima laboral tienen la finalidad de medir la relación de los colaboradores en la empresa, convirtiendo las percepciones de su experiencia laboral actual en data. De ahí la importancia que tienen tanto su diseño como su modo de aplicación.

Este instrumento, cuando está bien afinado, te permite conocer y reaccionar a tiempo para ayudar a que tu empresa evolucione, tomando en cuenta cómo son las condiciones laborales y personales y cómo esto repercute en el desempeño de los colaboradores en general.

Por ende, existen aspectos básicos a considerar cuando elabores una encuesta de este tipo como:

  • Que sea breve y concreta.
  • Que tenga preguntas cuantitativas y cualitativas.
  • Que los colaboradores sepan por qué se les pide participar en ella.

Además de estos aspectos básicos, te compartimos 9 claves para que tengas éxito al elaborar y poner en marcha esta herramienta.

Cómo diseñar y administrar una encuesta de clima laboral

Separamos estos consejos en dos aspectos: diseño y administración.

Diseño de la encuesta laboral

1. Define objetivos claros

La primera decisión a tomar es: ¿para qué haces la encuesta? La respuesta puede ser desde explicar cómo perciben los colaboradores el liderazgo, cómo se sienten con la carga de trabajo, hasta qué tipo de cambios urgen en las instalaciones. Lo importante es definir los límites.

Según explica la empresa de servicios laborales Edenred, al definir los objetivos conocerás el tipo de encuesta que debes diseñar. Por los temas que abordan las preguntas, tu encuesta podría medir aspectos de la satisfacción y bienestar de los empleados o bien, la percepción que tienen de las políticas de compensaciones de tu compañía.

2. No preguntes cosas que no esperas intervenir

Inevitablemente, una encuesta de clima genera expectativas en quienes la contestan. Si permites que las personas expresen su descontento sobre alguna situación, asumirán que la empresa trabajará en mejorarla.

Pregunta solo aspectos que consideras podrás mejorar, de lo contrario pueden suceder dos cosas:

  1. Aumenta el descontento entre los colaboradores al ver que sus expectativas no fueron cumplidas.
  2. Los trabajadores dejan de tomar en serio la herramienta al ver que su aplicación no genera cambios.

De hecho, es por este motivo que el 29% de los empleados y los jefes piensa que las encuestas de clima laboral no tienen sentido, según cifras de un estudio del portal de contenidos laborales Office Vibe.

Por ejemplo, una pregunta que incluya la afirmación "creo que mis remuneraciones son apropiadas", en general es mal valorada ya que genera la expectativa de que los sueldos podrían mejorar. Si estos suben, no hay problema, pero es frecuente que haya restricciones y procedimientos que dificulten un alza de salario si no hay un plan que respalde esta acción.

3. Asegúrate de que las preguntas sean claras

Es muy común encontrar encuestas de clima que tienen preguntas escritas en un lenguaje difícil. Si el cuestionario es muy complejo o hace referencia a conceptos que las personas desconocen, la información que obtendrás será de muy baja calidad.

Por ejemplo, un ítem como “trabajo en un lugar psicológicamente seguro” es difícil ya que el término "seguridad psicológica" es desconocido para la gran mayoría de las personas que no trabaja en recursos humanos.

En este caso, la interpretación de la pregunta será diferente en cada persona, y la data que obtengas no reflejará la realidad.

Una forma más clara de decir lo mismo es: "En mi equipo siempre soy tratado con respeto".

4. Usa las preguntas abiertas y las inversas con precaución

Aunque los trabajadores contestan la encuesta en horario laboral, lo hacen rápidamente. Esto hace que no se fijen muy bien en la direccionalidad de las preguntas.

Si aplicas preguntas inversas (aquellas que suelen contradecir lo que se ha declarado en un ítem anterior, según explica el portal Typeform), asegúrate de que el cambio de ritmo sea percibido por tus colaboradores.

Usa instrucciones especiales o haz un quiebre claro en el sondeo; si la encuesta fuera una novela, se indicaría un cambio de capítulo.

Por otro lado, las preguntas abiertas son una instancia muy valiosa para enterarse de los temas que no pudiste preguntar. Sin embargo, sus respuestas son las más difíciles de analizar y toman más tiempo en ser procesadas, dice el portal de encuestas Trendnova. Por eso, te aconsejamos elegir pocas preguntas abiertas (una al final, si es posible).

5. Emplea respuestas a escala

Las respuestas a escala son muy útiles a la hora de medir los resultados. Intenta trabajar con el mismo tipo de parámetros durante todo el sondeo; proponer demasiadas escalas diferentes suele confundir a los participantes.

El portal de encuestas de recursos humanos HR-Survey propone 5 tipos de parámetros:

  • Totalmente de acuerdo, de acuerdo, no opina, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo.
  • Excelente, bien, justo, pobre.
  • Todo el tiempo, la mayoría del tiempo, algunas veces, casi nunca, nunca.
  • Muy satisfecho, satisfecho, sin opinión, insatisfecho, muy insatisfecho.
  • En grado muy alto, en grado mayor, en algún grado, en grado menor, en ningún grado.

6. Mantén el interés de tu audiencia

Las encuestas que funcionan mejor son breves y concretas. Te recomendamos que el numero de preguntas sea menor de 40, y que las preguntas sean claras y pertinentes, así los participantes seguirán atentos y generarán mejor información.

Administración de la encuesta laboral

7. Prepara al equipo de RR.HH.

Recursos Humanos es el mediador entre la dirección, los accionistas y los empleados, en palabras de la consultora Effectory.

El equipo de Recursos Humanos está a cargo de diseñar e implementar la encuesta y de comunicar los resultados tanto a la dirección como a los participantes. Al tener los resultados, debe también asegurarse de que se establezcan planes de acción medibles.

Esta medición del clima laboral es parte del núcleo de las estrategias que realiza el área de gestión de personas, afirma la empresa de software de gestión de talento CIPHR.

Te aconsejamos que hagas pruebas con un número reducido de participantes, una especie de versión beta del instrumento, para probar cómo rinde el equipo de recursos humanos y ajustar la aplicación del sondeo antes de la versión final.

8. Establece una periodicidad

Ya que conoces cómo funciona el calendario anual de la empresa, trata de encontrar los momentos adecuados para implementar la encuesta y, en la medida posible, regulariza estos periodos.

Para determinar cuáles son los mejores momentos toma en cuenta cuándo es mejor no hacerlas. Según la consultora Grupo P&A, las temporadas de mayor actividad y las que siguen después de una etapa vacacional no son adecuadas.

9. Motiva a los participantes

Una encuesta que no genera planes de acción nunca es positiva. Para que el empleo del sondeo sea efectivo, mantén una comunicación abierta y transparente respecto a los objetivos conseguidos en versiones anteriores.

Además, una buena práctica para lograr que los colaboradores se motiven e involucren es publicar los grados de participación por departamento, pues esto propicia un ambiente de sana competencia entre las personas.

Otra buena práctica es garantizar la privacidad de los participantes y explicar cómo funciona esta protección.

Conclusión

Para que una encuesta de clima laboral sea efectiva es muy importante que el equipo de Recursos Humanos establezca los objetivos de la misma, comunique a los involucrados la importancia que tiene su participación y diseñe el tipo de preguntas de manera tal que mantenga a los participantes interesados.

Además, es necesario comunicar los resultados obtenidos así como los planes de acción que derivan de ellos.

 

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