En Perú, todo empleador del régimen laboral privado debe llevar un registro de asistencia permanente, según el Decreto Supremo N.° 004-2006-TR. Cada trabajador debe consignar personalmente su hora de ingreso y salida, el registro debe conservarse cinco años y estar disponible ante una fiscalización de la SUNAFIL. Un sistema digital como Rankmi te permite cumplir sin planillas de papel, con datos inalterables y reportes listos en segundos.
¿Qué exige la SUNAFIL sobre el control de asistencia en Perú?
La SUNAFIL fiscaliza el cumplimiento de la normativa sociolaboral, y la norma específica del control de asistencia es el Decreto Supremo N.° 004-2006-TR (Reglamento del Control de Asistencia). Junto con el D.S. N.° 007-2002-TR, que regula la jornada y el trabajo en sobretiempo, obliga a todo empleador del régimen laboral de la actividad privada a llevar un registro permanente. La clave: no basta con "tener" el sistema; la empresa debe supervisarlo activamente y cada trabajador debe consignar personalmente su marca.
¿Cuáles son los datos mínimos del registro?
Según el artículo 2 del D.S. 004-2006-TR, el registro debe consignar:
- Nombre o razón social y RUC del empleador.
- Nombre y documento de identidad del trabajador.
- Fecha, hora y minutos de ingreso y de salida.
- Las horas y minutos trabajados en sobretiempo.
El detalle de minutos no es un capricho: sin él no hay forma de acreditar las horas extras. Un registro que solo marca el ingreso, pero no la salida, se considera incompleto y expone a la empresa a una sanción.
¿Quiénes están obligados a llevarlo?
Todos los empleadores del régimen laboral de la actividad privada, sin importar su tamaño, desde una microempresa hasta una gran corporación. Alcanza también a las modalidades formativas y al personal destacado por terceros. Quedan fuera el personal de dirección y los trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata, aunque muchas empresas registran también su asistencia por gestión interna.
¿Qué tipo de registro es válido ante la SUNAFIL?
La norma admite soporte físico o digital, siempre que existan medidas de seguridad que impidan su adulteración, deterioro o pérdida (Art. 3), y que el registro se conserve cinco años (Art. 6). No se exige un formato específico (papel, biométrico o software), pero sí que sea confiable, que cada trabajador lo consigne personalmente y que esté a disposición de los propios trabajadores para consultarlo. Por eso, un Excel que llena el supervisor tiene bajo valor probatorio: es editable, no lo consigna el trabajador y no deja rastro de las modificaciones.
¿Por qué digitalizar el control de asistencia es clave para cumplir?
Pasar del papel a un sistema digital no es solo modernizarse: es la forma más segura de cumplir con la SUNAFIL y de ordenar tu gestión de personas.
Más precisión y fiabilidad de los datos
Los registros manuales son propensos a errores, omisiones y manipulaciones. Un sistema digital —biométrico o con geolocalización— captura la hora exacta de ingreso y salida sin posibilidad de alteración, generando una fuente de datos inmutable, que es justo lo que la SUNAFIL busca en una inspección.
Fiscalización más ágil
Cuando un inspector solicita los registros, tenerlos en digital significa presentarlos de inmediato. Buscar planillas de papel de meses anteriores es lento y proyecta una mala imagen. Con un sistema digital exportas informes detallados en unos clics, lo que demuestra transparencia y proactividad.
Menos riesgo de sanciones
Un sistema robusto asegura que todos los datos requeridos estén presentes, sean precisos y estén disponibles, lo que reduce drásticamente tu exposición a multas y a la afectación de tu reputación.
¿Cuánto te cuesta no cumplir con la SUNAFIL?
Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves. No contar con el registro permanente, o llevarlo sin la información mínima, puede tipificarse como infracción grave o incluso muy grave según los criterios recientes de la SUNAFIL, que además la trata como una falta que no se puede subsanar después.
Las multas se calculan en UIT (S/ 5,500 en 2026) y varían según el tamaño de la empresa y el número de trabajadores afectados. A modo referencial: para una microempresa pueden ir de unos S/ 3,740 a S/ 6,215; para una pequeña empresa, de unos S/ 14,575 a S/ 63,800; y en el régimen general, una infracción muy grave puede superar los S/ 288,000. Además de la multa, la SUNAFIL puede ordenar medidas correctivas y hacer seguimiento.
Cómo Rankmi te ayuda a cumplir sin planillas de papel
Rankmi ofrece una solución integral de gestión de personas con un módulo de control de asistencia diseñado para la normativa peruana, centrado en la automatización, la seguridad y la accesibilidad.
Funcionalidades que aseguran un registro conforme a la ley
- Múltiples métodos de marcación: reconocimiento facial, huella, código QR o marcación desde el móvil con geolocalización, para oficina, teletrabajo o campo.
- Registro de ingresos, salidas y sobretiempo: captura la hora exacta con el detalle de minutos que exige la SUNAFIL.
- Gestión de horas extras: registro y aprobación del sobretiempo, un punto crítico en las inspecciones.
- Informes exportables: reportes por trabajador, área o periodo, listos para presentar ante la SUNAFIL.
- Almacenamiento seguro en la nube: datos íntegros y disponibles, conservados sin riesgo de pérdida o deterioro.
Asistencia de trabajadores remotos y en campo
Para tu personal remoto o en terreno, Rankmi permite marcar desde el móvil con geolocalización, verificando que la marca se haga desde la ubicación designada. Y si tienes teletrabajadores, recuerda que el registro también aplica y debe respetar su derecho a la desconexión digital (un mínimo de 12 horas continuas de descanso).
Eficiencia y ahorro
Más allá del cumplimiento, ahorras tiempo al eliminar el procesamiento manual de planillas, reduces errores en el cálculo de horas y ausencias, disminuyes el uso de papel y das a tus líderes visibilidad en tiempo real para decidir sobre la asignación de personal.
Preguntas frecuentes
¿Qué norma obliga a llevar el registro de asistencia en Perú?
El Decreto Supremo N.° 004-2006-TR, Reglamento del Control de Asistencia, que obliga a todo empleador del régimen laboral privado a llevar un registro permanente.
¿Puede la empresa llenar el registro por el trabajador?
No. Cada trabajador debe consignar personalmente su asistencia. Que lo llene un supervisor o usar horarios preimpresos fijos se considera una infracción.
¿Un Excel sirve como registro válido?
Tiene bajo valor probatorio: es editable, no lo consigna el trabajador y no deja rastro de cambios. Un sistema digital inalterable es mucho más seguro.
¿Cuánto tiempo debo conservar el registro?
Cinco años, según el artículo 6 del D.S. 004-2006-TR, con medidas de seguridad contra su adulteración, deterioro o pérdida.
En resumen: el control de asistencia digital en Perú
El registro de asistencia es una obligación ineludible en Perú, y la era del papel está llegando a su fin. Adoptar un sistema como Rankmi no es solo cumplir con la SUNAFIL: es operar con más eficiencia, precisión y seguridad, evitando riesgos legales. Agenda una demo gratis y digitaliza el control de asistencia de tu empresa sin planillas de papel.
