La nómina electrónica es el documento soporte de pago de nómina que los empleadores en Colombia deben generar y transmitir a la DIAN, según la Resolución 000013 de 2021. Se emite un documento mensual por cada trabajador, con todos los pagos y deducciones del mes, en formato XML y con firma digital, y se transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente. Si hay errores, se corrigen con notas de ajuste. Para cumplir sin reprocesos, tu software debe generar, validar y transmitir los documentos, y sobre todo partir de novedades bien registradas: incapacidades, licencias, horas extra y recargos.
La nómina electrónica lleva varios años vigente, pero sigue generando rechazos, notas de ajuste y dudas. En esta guía repasamos qué exige la DIAN y qué debe resolver tu software.
¿Qué es la nómina electrónica?
Es el documento soporte de pago de nómina electrónica (DSPNE): la versión digital de los pagos que una empresa hace a sus trabajadores. La DIAN lo implementó con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, dentro del sistema de facturación electrónica.
- Quiénes están obligados: los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos derivados de una vinculación laboral o legal, y pagos a pensionados, y que necesitan soportar esos costos y deducciones.
- Un documento por trabajador: el documento soporte y sus notas de ajuste se generan y transmiten de manera independiente para cada beneficiario.
- Un documento mensual: aunque pagues de forma semanal o quincenal, el documento se genera cada mes con todos los valores pagados en el mes.
¿Cuál es el plazo de transmisión?
La transmisión debe hacerse dentro de los diez primeros días del mes siguiente al pago o abono en cuenta. En un concepto oficial, la DIAN indicó que esos días deben entenderse como hábiles. Como en el mercado circulan interpretaciones distintas, lo más seguro es no dejar la transmisión para el final del plazo.
Si el servicio de la DIAN no está disponible, se puede transmitir dentro de las 48 horas siguientes a su restablecimiento.
Qué información incluye el documento
- Datos del empleador y del trabajador: NIT, identificación, tipo de contrato, fecha de ingreso y salario.
- Periodo y fechas de pago.
- Devengos: salario, horas extra y recargos nocturnos, dominicales y festivos, auxilio de transporte, comisiones, bonificaciones, vacaciones, primas, cesantías e intereses, incapacidades y licencias.
- Deducciones: aportes a salud y pensión del trabajador, fondo de solidaridad pensional, retención en la fuente, libranzas, embargos y cuotas sindicales.
- Totales: devengado, deducido y neto pagado.
- CUNE: el código único del documento, que se genera en el proceso de generación del documento.
- Firma digital del empleador o de su proveedor tecnológico.
Notas de ajuste
Las notas de ajuste son el mecanismo para corregir un documento ya transmitido, por errores aritméticos o de contenido, o para eliminarlo. Según la DIAN, una vez el empleador conoce el error, debe generar y transmitir la nota de ajuste dentro de los diez primeros días del mes siguiente.
Cada nota de ajuste es trabajo extra y una alerta de que algo falló antes. Por eso conviene prevenir los errores desde el origen.
¿Qué pasa si no se transmite?
Además del riesgo ante la DIAN, la nómina electrónica es el soporte de los costos y deducciones de nómina en el impuesto sobre la renta. Sin el documento validado, la empresa puede perder la posibilidad de deducir esos pagos. Revisa con tu asesor tributario el régimen sancionatorio aplicable a tu caso.
Dónde nacen la mayoría de los errores: las novedades
Un documento rechazado o una nota de ajuste rara vez nacen en el XML. Casi siempre vienen de novedades mal registradas antes de liquidar:
- Incapacidades o licencias que se informan tarde o con fechas equivocadas.
- Horas extra y recargos sin un registro de asistencia que los respalde.
- Recargos dominicales y festivos calculados con el porcentaje anterior. Con la reforma laboral, ese recargo sube de forma gradual cada julio hasta 2027.
- Ingresos, retiros o cambios de salario que no se actualizan a tiempo.
- Datos del trabajador incompletos o desactualizados.
Qué debe tener tu software de nómina electrónica
- Generación del XML según el anexo técnico vigente de la DIAN.
- Firma digital y transmisión directa o a través de un proveedor tecnológico.
- Prevalidación antes de enviar, para detectar errores que causarían un rechazo.
- Seguimiento del estado de cada documento (aceptado o rechazado) y del motivo del rechazo.
- Notas de ajuste generadas desde el mismo sistema.
- Integración con las novedades: asistencia, incapacidades, licencias y vacaciones conectadas al cálculo.
- Coherencia con la PILA y la contabilidad.
- Actualización normativa ante cambios de la DIAN y de la legislación laboral.
- Protección de datos conforme a la Ley 1581 de 2012.
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado a transmitir nómina electrónica?
Los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos laborales o a pensionados y que necesitan soportar esos costos y deducciones.
¿Hasta cuándo se transmite la nómina electrónica?
Dentro de los diez primeros días del mes siguiente al pago. La DIAN ha indicado que son días hábiles.
¿Si pago quincenal, transmito dos documentos?
No. Se genera un documento mensual por trabajador con todos los pagos del mes.
¿Qué es una nota de ajuste?
Es el documento para corregir o eliminar un documento soporte ya transmitido, por errores aritméticos o de contenido.
¿Qué es el CUNE?
Es el código único del documento soporte de pago de nómina electrónica, que se genera en el proceso de generación del documento.
¿Cómo reduzco los rechazos y las notas de ajuste?
Registrando bien las novedades antes de liquidar: incapacidades, licencias, horas extra, recargos y cambios de salario, con aprobaciones y trazabilidad.
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