Inspecciones STPS: checklist esencial para tu expediente digital

 En una inspección, la STPS revisa que puedas demostrar con documentos el cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo y las NOM: contratos, recibos de nómina timbrados, comprobantes de aguinaldo, vacaciones y PTU, registros ante el IMSS, constancias de capacitación DC-3, cumplimiento de la NOM-035 ycontroles de asistencia. Tenerlos en un expediente digital por colaborador te permite entregarlos en minutos y con evidencia de firma y entrega. Desde el 1 de enero de 2027, además, el registro electrónico de jornada será obligatorio.

Una inspección de la STPS no se pierde por no cumplir, sino muchas veces por no poder demostrarlo a tiempo. En esta guía tienes el checklist de lo que revisa la autoridad, organizado como debería vivir en el expediente digital de cada colaborador.

¿Qué normas usa la STPS en una inspección?

• Ley Federal del Trabajo (LFT): contratación, salarios, jornada, prestaciones, capacitación y terminación.
• Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones: cómo se realizan las inspecciones y cómo se imponen las multas.
• Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo y las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) que apliquen a tu centro de trabajo, como la NOM-035 de factores de riesgo psicosocial y la NOM-037 de teletrabajo.

Checklist del expediente digital para una inspección STPS

1. Identificación del colaborador

• Identificación oficial (INE, pasaporte o documento migratorio vigente para personas extranjeras).
• CURP y RFC.
• Número de Seguridad Social (NSS).
• Datos de contacto y designación de beneficiarios.
• Acta de nacimiento y comprobante de domicilio, como buena práctica interna.

2. Contrato individual de trabajo

Debe estar firmado y actualizado, y contener como mínimo:

• Datos del patrón y del trabajador.
• Tipo de relación: tiempo indeterminado, por obra o tiempo determinado, por temporada, a prueba o de capacitación inicial.
• Puesto, servicios y lugar de trabajo.
• Duración de la jornada, días de descanso y vacaciones.
• Salario, forma, día y lugar de pago.
• Obligación de recibir capacitación.
• Adendas cada vez que cambien las condiciones (puesto, salario, jornada o modalidad de teletrabajo).

3. Nómina y prestaciones

• Recibos de nómina timbrados (CFDI) con acuse de recibo del colaborador.
• Comprobantes de pago de aguinaldo, prima vacacional y PTU.
• Registro de vacaciones: solicitudes, aprobaciones y pago.
• Comprobantes de pago de horas extra.

4. Seguridad social

• Avisos de alta, baja y modificación de salario ante el IMSS.
• Comprobantes de pago de cuotas obrero-patronales.
• Si subcontratas servicios especializados, el registro REPSE del proveedor y los contratos correspondientes.

5. Capacitación

• Plan y programas de capacitación de la empresa.
• Constancias de competencias o habilidades laborales (DC-3) de cada colaborador.
• Listas de asistencia a cursos y certificaciones del puesto, si aplican.

6. Seguridad y salud en el trabajo

• Exámenes médicos de ingreso y periódicos, cuando el puesto lo requiera, con acceso restringido por su carácter sensible.
• Constancias de entrega de equipo de protección personal, con acuse del colaborador.
• Capacitación en seguridad e higiene y en los riesgos del puesto.
• Integración y actas de la comisión de seguridad e higiene.
• Evidencias de cumplimiento de la NOM-035: política de prevención de riesgos psicosociales, identificación de factores de riesgo y acciones de atención, según el tamaño del centro de trabajo.
• Si hay teletrabajo, la política de teletrabajo y las evidencias de cumplimiento de la NOM-037.

7. Jornada y asistencia

• Registros de entrada y salida de cada colaborador.
• Autorizaciones y pago de horas extra.
• Registro de descansos, permisos e incidencias.

Desde el 1 de enero de 2027, el registro de jornada debe ser electrónico, con hora de inicio y de fin de cada trabajador, y no llevarlo puede costar multas de 250 a 5,000 UMA.

8. Terminación de la relación laboral

• Carta de renuncia o aviso de rescisión, según el caso.
• Finiquito o liquidación con desglose de conceptos, CFDI timbrado y firma del colaborador.
• Aviso de baja ante el IMSS.
• Constancia laboral, si se solicitó.

¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos?

La LFT obliga a conservar contratos, recibos de pago, controles de asistencia y comprobantes de prestaciones. Como regla práctica, mantén el expediente completo mientras dure la relación laboral y al menos un año después de que termine, y la documentación fiscal y de seguridad social durante cinco años. Con un expediente digital, conservar ese volumen no ocupa espacio físico.

Cómo prepararte antes de una inspección

1. Audita tus expedientes: revisa que cada colaborador tenga contrato firmado, recibos con acuse y altas ante el IMSS.
2. Identifica faltantes: constancias DC-3, evidencias de la NOM-035, autorizaciones de horas extra o firmas pendientes.
3. Centraliza todo en formato digital, con firma electrónica y registro de entrega.
4. Define responsables: quién atiende al inspector y quién entrega cada documento.
5. Prepara el registro electrónico de jornada antes del 1 de enero de 2027.

Preguntas frecuentes sobre inspecciones de la STPS

¿Qué documentos pide la STPS en una inspección?

Principalmente contratos, recibos de nómina, comprobantes de aguinaldo, vacaciones y PTU, avisos ante el IMSS, constancias de capacitación DC-3, evidencias de cumplimiento de las NOM aplicables y registros de asistencia.

¿Puedo presentar los documentos en formato digital?

Sí. Lo importante es que estén completos, firmados cuando corresponda y disponibles cuando el inspector los solicite. Los recibos de nómina timbrados con acuse digital son evidencia válida del pago.

¿El registro de asistencia tiene que ser electrónico?

Desde el 1 de enero de 2027, sí: todas las empresas deben registrar electrónicamente el inicio y fin de la jornada de cada trabajador.

¿Qué revisa la STPS de la NOM-035?

Que exista una política de prevención de riesgos psicosociales, que se identifiquen los factores de riesgo y que se tomen acciones para atenderlos, con obligaciones que varían según el número de trabajadores del centro.

¿Qué pasa si me falta un documento?

El inspector puede levantar observaciones o iniciar un procedimiento sancionador. Por eso conviene auditar los expedientes antes y no durante la inspección.

¿Qué software de RRHH ayuda a preparar una inspección de la STPS?

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