¿Sigues usando hojas de cálculo para llevar el control de tus procesos?

Enrique Besa | mar 03, 2019

Desde que apareció la primera hoja de cálculo en 1979, según datos del portal Tecnología Informática, esta herramienta ha sido una aliada de las áreas administrativas y contables de las empresas. Pero, ¿qué sucede con aquellos datos que no se pueden cuantificar tan fácilmente?

 

Sigue leyendo porque en este blog te diremos cuáles son las ventajas y las desventajas de las hojas de cálculo. Por supuesto, también te ofreceremos algunas alternativas para que no dependas de ellas si así lo deseas.

 

Las empresas de hoy no miden sus resultados ni su desempeño únicamente mediante los números que arrojan los departamentos contables y de administración.

Si lo que quieres es posicionar a tu empresa en la era de la información, lo primero que tienes que hacer es transitar hacia una cultura organizacional basada en el conocimiento.

Dar este paso te permitirá aprovechar los avances tecnológicos para obtener mayor autoconocimiento, gestionar de mejor forma el talento en la empresa, y medir con precisión y de forma automatizada tanto los procesos como los resultados, dando un mayor espacio a la transparencia de los conocimientos que se mueven en el negocio.

¿Qué tiene que ver todo esto con las hojas de cálculo? Sucede que este tipo de programas sirven para algunas cosas pero no para muchas otras. A continuación te exponemos algunas ventajas y desventajas de este tipo de programas.

 

4 ventajas de usar hojas de cálculo

 

1. Incrementan competencias

Hasta el día de hoy muchas empresas valoran positivamente el uso de las hojas de cálculo como una habilidad para los aspirantes a puestos de oficina, según un artículo de MSN.

 

2. Diversas aplicaciones

Este tipo de herramientas son confiables para la administración de información relacionada con inventarios, listas de asistencia y operaciones que involucren datos numéricos.

 

3. Organizan los datos

Mientras tú no cometas algún error al momento de subir datos, este tipo de programas tampoco lo hará. Una hoja de cálculo organiza la información que la ha alimentado para procesarla y ofrecerte resultados mediante operaciones, estadísticas y gráficas.

 

4. Tutoriales para todo

Para muchas personas las hojas de cálculo no son los instrumentos más amigables en el mundo digital. Sin embargo, es cierto que hoy en día existen tutoriales para prácticamente cualquier tipo de procedimiento que quieras realizar en ellas, como puedes ver en este artículo de Universia.

 

5 desventajas de usar hojas de cálculo

 

1. Complican la colaboración

Según lo que comenta Talent Clue, este tipo de programas resultan una complicación en los procesos de reclutamiento por dos factores, principalmente:

  • Se pierde mucho tiempo pasando de un archivo a otro.

 

  • Las hojas de cálculo no permiten una fácil colaboración entre los miembros de un equipo (cada uno tiene que aprender a usarla según su función diferenciada, por lo que al entrar a los archivos de otro usuario se pierde tiempo en descifrarla).

 

2. Producen errores

Entre las desventajas que enlista Smart Strategy, quizá una de las más graves sea la producción de errores difíciles de detectar a simple vista. Estos ocurren cuando un usuario modifica la configuración para satisfacer sus necesidades y esto causa alteraciones en los datos, así como también en los procedimientos futuros.

 

3. Poca flexibilidad al cambio

En un entorno en el que los roles de trabajo cambian constantemente, una de las principales desventajas en las hojas de cálculo es que son difíciles para que una persona que toma el puesto del usuario anterior las interprete, tal como lo menciona la desarrolladora de software TAI.

Esto trae como consecuencia que muchas veces todo el proceso que se llevaba a cabo en ese archivo tiene que comenzar desde cero.

 

4. Dificultan la automatización de procesos

La automatización de los procesos en una empresa es clave. Esta capacidad permite que el tiempo se emplee en aspectos más productivos que en mantener actualizada una hoja de cálculos.

Además, la automatización evita que sucedan acciones tan delicadas como la suplantación de identidad.

 

5. No toma en cuenta los procesos blandos de tu empresa

Decíamos al principio que las hojas de cálculo son útiles para organizar datos cuantitativos, pero ¿qué hay de la data cualitativa de una empresa?

La calidad en el desempeño del talento humano, el clima organizacional, la detección de oportunidades de formación y el feedback continuo, son partes del proceso "blando" de tu empresa y que son difíciles de gestionar con hojas de cálculo.

 

¿Cuáles son las alternativas a las hojas de cálculo?

 

A primera instancia, reemplazar las hojas de cálculo puede parecer un desafío, pero para las empresas (o las personas que trabajan en ellas) es fundamental. Hoy en día queremos pasar el tiempo necesario frente a una máquina y rellenar celdas no es la opción cuando somos conscientes de que esta tarea puede ser fácilmente programada.

Te invitamos a que revises este artículo de Redbooth y te darás cuenta de que existen alternativas más amigables, fáciles de interpretar, automatizadas e incluso emocionantes.

 

¿Conoces cómo te puede ayudar un software de gestión de procesos de Desarrollo Organizacional?

 

Este tipo de programas funcionan como aliados para el departamento de Recursos Humanos, pues se nutren constantemente con información actualizada y generan reportes instantáneos.

Contar con un software de gestión de procesos de DO te permite aplicar correcciones prácticamente en tiempo real y reformular la planificación de la empresa si fuera necesario.

 

Conclusión

 

Las hojas de cálculo son herramientas que han ayudado a mejorar la relación de las personas con los datos. Sin embargo, factores como la poca transparencia en los procesos, la falta dificultad para interpretar tanto sus funciones como sus resultados y su susceptibilidad a los errores, han hecho que éstas se perciban como obsoletas.

Hoy en día existen en el mercado programas más ligeros y sencillos, que favorecen la comunicación entre usuarios, así como también la automatización de muchos procesos y que son más seguros en el manejo de datos. Un ejemplo son los software de gestión de procesos de Desarrollo Organizacional.

 

 

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