Respuesta rápida: El legajo digital del trabajador es el expediente electrónico que reúne todos los documentos laborales de un colaborador, desde su contratación hasta su cese. En Perú es plenamente válido: el Decreto Legislativo N.° 1310 permite sustituir documentos físicos y firmas manuscritas por medios digitales en materia laboral, y la ley obliga a conservar las constancias de pago al menos cinco años después de efectuado el pago. Para implementarlo, necesitas una plataforma con firma digital, control de accesos por rol, trazabilidad y protección de datos personales.
Los archivadores con contratos, boletas y constancias siguen siendo la norma en muchas empresas peruanas, y con ellos los riesgos: documentos que se pierden, firmas pendientes y búsquedas que toman días cuando llega una fiscalización. En esta guía te explicamos qué es el legajo digital, qué documentos debe incluir, cuánto tiempo conservarlos y cómo implementarlo.
¿Qué es el legajo digital del trabajador?
Es el expediente electrónico, también llamado file digital, que concentra la información laboral y personal de cada colaborador durante toda su relación con la empresa: contrato, adendas, boletas de pago, constancias de beneficios, evaluaciones, capacitaciones, permisos y documentos de cese. A diferencia del legajo físico, se consulta en segundos, se firma en línea y deja registro de quién accedió a cada documento.
¿Es legal el legajo digital en Perú?
Sí. Estas son las normas que lo respaldan:
- Decreto Legislativo N.° 1310: autoriza el uso de tecnologías de digitalización para sustituir documentos físicos y firmas manuscritas en materia laboral.
- Ley N.° 27269, de Firmas y Certificados Digitales: otorga validez legal a la firma digital y a los documentos firmados electrónicamente que cumplan sus requisitos.
- Boletas de pago electrónicas: el D. Leg. 1310 permite sustituir la entrega física de la boleta por una electrónica. Cuando el pago se deposita en una cuenta del sistema financiero, ya no es necesaria la firma del trabajador.
- Ley N.° 29733, de Protección de Datos Personales: el legajo contiene datos personales, así que debe cumplir esta ley y su nuevo reglamento (D.S. N.° 016-2024-JUS), vigente desde el 30 de marzo de 2025.
¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos del legajo?
La regla general es de cinco años: los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas hasta cinco años después de efectuado el pago. Esto incluye boletas de pago, liquidaciones de CTS, constancias de pago de utilidades y liquidaciones de beneficios sociales.
Sin embargo, la jurisprudencia no es uniforme. En 2026, dos salas de la Corte Suprema fijaron criterios contradictorios sobre el plazo de conservación. Por eso, algunos especialistas recomiendan, por seguridad jurídica, conservar la documentación hasta diez años desde el cese del trabajador. Un legajo digital hace viable conservar ese volumen sin ocupar espacio físico.
¿Qué documentos debe incluir el legajo digital?
- Ingreso: contrato de trabajo y adendas, CV, copia del DNI o carné de extranjería, constancia de alta en T-Registro, declaración jurada de datos personales y derechohabientes, y certificados de estudios.
- Remuneraciones y beneficios: boletas de pago, liquidaciones de CTS, constancias de gratificaciones y utilidades, afiliación a AFP u ONP, y pólizas de Vida Ley y SCTR cuando corresponda.
- Tiempo y asistencia: solicitudes y aprobaciones de vacaciones, permisos, licencias y descansos médicos.
- Seguridad y salud en el trabajo: exámenes médicos ocupacionales, capacitaciones en SST y registros de accidentes e incidentes, con acceso restringido por su carácter sensible.
- Desarrollo: evaluaciones de desempeño, planes de desarrollo, capacitaciones, ascensos y cambios de puesto.
- Comunicaciones y medidas disciplinarias: memorándums, amonestaciones y reconocimientos.
- Cese: carta de renuncia o de despido, certificado de trabajo, constancia de cese y liquidación de beneficios sociales.
¿Qué beneficios tiene digitalizar el legajo?
- Fiscalizaciones sin estrés: encuentras cualquier documento en segundos cuando lo pide SUNAFIL o un juez.
- Firmas sin papel: contratos, adendas y políticas se firman en línea, sin imprimir ni escanear.
- Menos carga administrativa: se acaban el archivo físico, la impresión y la búsqueda manual.
- Más seguridad: controlas quién ve cada documento y queda registro de cada acceso.
- Autogestión del colaborador: cada persona descarga sus boletas y constancias sin escribirle a RRHH.
¿Qué debe tener una plataforma de legajo digital?
- Firma digital con validez legal para contratos, adendas y documentos laborales.
- Boletas electrónicas con registro de entrega, para acreditar que el colaborador las recibió.
- Accesos por rol: que RRHH, jefaturas y colaboradores vean solo lo que les corresponde, sobre todo en documentos médicos.
- Trazabilidad: historial de quién creó, firmó, aprobó o consultó cada documento.
- Seguridad certificada: cifrado y certificaciones como ISO 27001 e ISO 27701.
- Conexión con la planilla: que contratos, cambios de sueldo y licencias impacten directamente el cálculo, sin doble digitación.
¿Cómo implementar el legajo digital paso a paso?
- Haz un inventario: qué documentos tienes hoy, en qué estado y dónde están.
- Define la estructura: categorías de documentos y quién puede ver o firmar cada una.
- Prioriza qué digitalizar: empieza por los colaboradores activos y los documentos dentro del plazo de conservación.
- Actualiza tus políticas de datos personales: informa a los colaboradores sobre el tratamiento de sus datos, como exige la Ley 29733.
- Activa la firma digital y las boletas electrónicas para que los documentos nuevos nazcan digitales.
- Capacita a RRHH y a los colaboradores en cómo consultar, firmar y descargar sus documentos.
Preguntas frecuentes sobre el legajo digital en Perú
¿El legajo digital tiene validez legal en Perú?
Sí. El Decreto Legislativo N.° 1310 permite sustituir documentos físicos y firmas manuscritas por medios digitales en materia laboral, y la Ley 27269 da validez a la firma digital.
¿Cuánto tiempo debo guardar las boletas de pago?
Al menos cinco años después de efectuado el pago. Como la jurisprudencia no es uniforme, muchas empresas conservan la documentación hasta diez años desde el cese.
¿Puedo entregar las boletas de pago de forma electrónica?
Sí. La norma permite la boleta electrónica, y si el pago se deposita en una cuenta del sistema financiero, no se requiere la firma del colaborador.
¿Qué documentos son obligatorios en el legajo?
Como mínimo, el contrato y sus adendas, las boletas de pago, las constancias de beneficios sociales, el registro de vacaciones y licencias y, al cese, la liquidación y el certificado de trabajo.
¿Cómo protejo los datos de los colaboradores en un legajo digital?
Con accesos por rol, cifrado, registro de cada acceso y cumplimiento de la Ley 29733 y su reglamento, incluido informar a los colaboradores sobre el tratamiento de sus datos.
¿Qué software de RRHH tiene legajo digital y firma electrónica en Perú?
Rankmi reúne el file digital de cada colaborador, la firma digital de contratos y adendas con validez legal y la emisión de boletas de pago electrónicas, conectados con la planilla y con certificaciones ISO 27001 y 27701.
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Cada solicitud y aprobación queda con trazabilidad completa, los datos se protegen con cifrado y permisos por rol, y la plataforma cuenta con certificaciones ISO 27001, 27701 y 37001. Con la firma digital integrada a la planilla, las empresas reducen hasta 80% el tiempo de gestión documental.