Dejar tu plataforma de gestión de personas también es un duelo
Nadie lo dice en voz alta, pero cambiar de plataforma de gestión de personas se vive como una ruptura. Hay años de historia, datos cargados, configuraciones que solo entiende “el que ya no trabaja aquí” y una costumbre que pesa más que cualquier funcionalidad.
La psicología habla de las cinco etapas del duelo. En Recursos Humanos también hay cinco, aunque con una pequeña variación: en lugar de depresión, tenemos Excel (que, si lo piensas, viene siendo casi lo mismo).
Si en la nota anterior descubriste que tienes una relación tóxica con tu software de RRHH, esta es la continuación natural. Revisa en qué etapa estás y, sobre todo, cuánto tiempo llevas ahí.
Las 5 etapas del duelo de cambiar de plataforma de RRHH
Etapa 1: Negación. “El sistema funciona bien, pero la gente no lo sabe usar”
Todo empieza aquí. Los líderes no completan las evaluaciones de desempeño, los colaboradores no encuentran su recibo o liquidación de nómina y el equipo de soporte no responde, pero la conclusión oficial es que “falta capacitación”. Se organiza el quinto taller del año. Asisten tres personas.
Lo que hay detrás: Cuando nadie usa una herramienta, rara vez es culpa de las personas. Una plataforma intuitiva de RRHH no necesita un manual de 80 páginas.
Etapa 2: Ira. “¿Quién configuró esto así?”
Es cierre de mes. Un cálculo de la remuneración no cuadra, el reporte de control de asistencia se cae y el botón “exportar” entrega un archivo incomprensible. Alguien golpea el teclado con más fuerza de la necesaria. Otro murmura algo sobre la persona que eligió el sistema en 2017.
Lo que hay detrás: La frustración acumulada es un costo real. Se traduce en horas extra, errores en el cálculo de pagos y un equipo de Recursos Humanos que pasa más tiempo peleando con el sistema que gestionando personas.
Etapa 3: Negociación. “Si le pedimos un desarrollo a medida, quizás…”
Comienzan los parches. Un módulo extra por aquí, una integración artesanal por allá, una cotización de desarrollo que tarda seis meses y cuesta lo mismo que una plataforma nueva. “Aguantemos hasta el próximo año” se convierte en el lema del área.
Lo que hay detrás: Parchar una herramienta que no da el ancho sale muy caro. Terminas pagando dos veces: la licencia original y los arreglos constantes.
Etapa 4: Excel. “Lo hago en una planilla mientras tanto”
La etapa más larga y dolorosa. Aparece un archivo “dotacion_actualizada_FINAL_v3_ahorasí.xlsx”. Después, otra planilla para vacaciones, otra para las evaluaciones de desempeño y una más para controlar las otras planillas. El “mientras tanto” cumple tres años.
Lo que hay detrás: Cuando la gestión de personas vive en Excel, la información se duplica, se desactualiza y queda fragmentada en manos de una sola persona. Si esa persona se va de vacaciones, el área entra en pánico.
Etapa 5: Aceptación. “Necesitamos algo mejor, necesitamos cambiar”
Un día alguien lo dice en una reunión y nadie lo contradice. Se siente un silencio liberador. Por fin se reconoce que el problema no era el equipo, ni la falta de capacitación, ni la falta de paciencia: era la herramienta.
Lo que hay detrás: Aceptar no es rendirse. Es el primer paso para que RRHH deje de apagar incendios y empiece a trabajar con datos centralizados, procesos claros e Inteligencia Artificial para enfocarse en lo verdaderamente estratégico.
Cómo pasar de la negación a la aceptación sin morir en el intento
No hace falta recorrer las cinco etapas completas. Puedes saltarte unas cuantas si haces esto:
- Haz la cuenta del tiempo perdido: Suma las horas semanales que tu equipo dedica a planillas, correcciones y reportes manuales (recordemos que hasta un 60% del tiempo de HR se pierde en tareas rutinarias). El número suele sorprender.
- Escucha a los usuarios, no solo a los administradores: Pregunta a líderes y colaboradores qué procesos les cuestan más. Sus respuestas valen más que cualquier informe técnico.
- Define qué necesitas resolver, no solo qué tienes: Antes de mirar proveedores de HR Tech, lista los procesos clave que quieres automatizar: desempeño, clima laboral, nómina, onboarding o reportes.
- Pregunta por la migración desde el día uno: Un buen proveedor te acompaña a traspasar tu información y no te deja solo con un archivo de carga masiva.
- Pon una fecha límite: “El próximo año” no es un compromiso. Un trimestre concreto, sí.
La aceptación también puede ser un alivio
El duelo de cambiar de plataforma de RRHH tiene algo distinto a los demás: al final no extrañas lo que dejaste. Nadie ha dicho nunca “qué ganas de volver a cuadrar tres planillas de Excel un viernes en la tarde”.
¿En qué etapa estás? Si ya llegaste a la aceptación, o vas camino a ella, agenda una demo de Rankmi y te mostramos cómo sería tu gestión de personas sin parches ni planillas paralelas.
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En la próxima nota: “Ahora no es el momento” y otras 5 frases que decimos para postergar el cambio. Spoiler: ninguna resiste un análisis.
