En México, registrar la jornada de tus empleados dejó de ser un trámite interno para volverse una obligación legal con multas concretas. Con la reforma de las 40 horas, la Ley Federal del Trabajo ahora exige un registro electrónico de la jornada de cada trabajador, y las empresas que no lo tengan quedan expuestas a sanciones e indefensas ante una demanda laboral. Aquí te explicamos qué pide exactamente la ley, desde cuándo aplica y cómo cumplir paso a paso.
Respuesta corta
Para registrar la asistencia de tus empleados conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT), debes llevar un registro electrónico de la jornada de cada trabajador que capture la hora de inicio y de término, sea trazable e inalterable, se conserve y esté disponible para la autoridad cuando la requiera. Esta obligación se adicionó al artículo 132, fracción XXXIV de la LFT mediante el decreto publicado en el DOF el 1 de mayo de 2026, en el marco de la reforma de las 40 horas.
En 5 pasos:
- Adopta un sistema de registro electrónico (no un Excel editable).
- Registra la hora de entrada y de salida de cada colaborador.
- Garantiza que el registro sea íntegro, trazable y conservable.
- Consérvalo y tenlo disponible para inspecciones de la STPS.
- Conéctalo directamente con el cálculo de horas extra y la nómina.
¿Qué exige la LFT sobre el registro de asistencia?
El artículo 132, fracción XXXIV de la LFT —adicionado por el decreto del DOF del 1 de mayo de 2026— establece como obligación patronal llevar un registro electrónico de la jornada de cada trabajador, que incluya el horario de inicio y finalización, y proporcionarlo a la autoridad laboral cuando esta lo requiera.
Este registro cumple tres funciones legales:
- Verifica el cumplimiento de los nuevos límites de jornada y de tiempo extraordinario.
- Sirve como medio de prueba en conflictos laborales, con peso jurídico para el trabajador y para la empresa.
- Documenta la trazabilidad de la jornada frente a una inspección de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
Conviene recordar que, incluso antes de esta reforma, la empresa ya cargaba con la responsabilidad de conservar sus controles de asistencia como evidencia en juicios laborales. Lo que cambia ahora es que el registro electrónico se vuelve una obligación explícita, con una sanción específica.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro electrónico?
La reforma entró en vigor el 1 de mayo de 2026, pero su aplicación es gradual:
- 1 de mayo de 2026: entra en vigor el decreto y se abre un periodo de transición para ajustar procesos.
- 1 de enero de 2027: entran en vigor las disposiciones generales de la STPS que definirán alcance, modalidades y excepciones del registro. A la fecha de publicación de esta guía, la STPS aún no las ha emitido.
- 2027 en adelante: inicia la reducción escalonada de la jornada semanal.
Calendario de reducción de la jornada laboral:
- 2026: 48 horas (transición)
- 2027: 46 horas
- 2028: 44 horas
- 2029: 42 horas
- 2030: 40 horas
La recomendación práctica: no esperes a 2027. El periodo entre mayo y diciembre de 2026 es la ventana ideal para implementar tu control horario electrónico y llegar preparado.
¿Qué requisitos debe cumplir un registro válido?
Para que el registro de asistencia sea válido ante una inspección o un juicio, debe reunir estas características:
- Electrónico: capturado por un sistema, no en papel ni en una hoja de cálculo editable.
- Con hora de inicio y término: el dato mínimo exigido por el artículo 132.
- Íntegro e inalterable: que nadie pueda modificar los registros a posteriori sin dejar rastro.
- Trazable: con historial de cada marca y de quién la realizó.
- Conservable: almacenado de forma segura y disponible durante el periodo que la ley exige.
- Disponible para la autoridad: que pueda exportarse y presentarse a la STPS cuando se solicite.
Un archivo de Excel editable no cumple estos requisitos, porque no garantiza integridad ni validez probatoria. La norma no exige una marca específica de dispositivo, pero sí un sistema con trazabilidad e integridad de datos.
Cómo registrar la asistencia paso a paso
- Elige un sistema de registro electrónico en la nube que capture la jornada de forma trazable e inalterable.
- Define los métodos de marcaje según tu operación: biométrico, app con GPS, web o WhatsApp.
- Configura los turnos y las reglas de cálculo de horas extra, retardos y ausencias conforme a los nuevos topes.
- Registra entrada y salida de cada colaborador, incluyendo personal presencial, remoto y de campo: la reforma no distingue por modalidad.
- Automatiza el cálculo hacia nómina para que las marcas viajen directo al pago del periodo, sin doble digitación.
- Genera informes auditables por periodo y por colaborador, listos para una inspección de la STPS.
- Conserva y respalda los registros de forma segura durante el tiempo requerido por la ley.
Métodos válidos para registrar la asistencia
La LFT no obliga a usar un dispositivo específico; lo que importa es la solidez del sistema. Estos son los métodos que puedes combinar según tu operación:
- Reloj checador biométrico (huella o rostro): ideal para personal presencial. El reconocimiento facial sin contacto agiliza los accesos y evita el fraude.
- App móvil con geolocalización GPS: para equipos de campo, ventas o esquemas híbridos. Valida las coordenadas del marcaje en tiempo real.
- Marcaje por WhatsApp: para colaboradores en home office, sin instalar apps ni hardware. Es el método más simple de adoptar y hoy un diferenciador único de Rankmi en México.
- Marcaje web: para equipos administrativos.
- Geocercas: perímetros virtuales que validan el registro solo dentro de una ubicación autorizada.
Sea cual sea el método, la clave está en que todos alimenten un único registro electrónico centralizado y auditable.
¿Qué pasa si no cumples?
Incumplir la obligación de llevar el registro electrónico de jornada tiene una sanción específica:
- Multa de $29,327 a $586,550 MXN por trabajador afectado —entre 250 y 5,000 veces la UMA—, conforme al artículo 994, fracción IV Bis de la LFT. Aplica a partir del 1 de enero de 2027.
- Reincidencia: la multa se duplica si la empresa reincide en la misma infracción dentro de los dos años siguientes (artículo 992 de la LFT).
Más allá de la multa, no contar con un registro confiable deja a la empresa sin medio de prueba frente a una demanda: la carga de demostrar los horarios recae en el patrón. Sin registro electrónico, un juez puede presumir que el trabajador sí laboró tiempo extraordinario y condenar al pago.
Cómo implementar un sistema de registro de asistencia
Adoptar un sistema no tiene por qué frenar tu operación. Un buen proceso de implementación se resume en tres etapas:
- Conexión e integración inteligente. El sistema se conecta con tu ERP, tu nómina y tus relojes checadores actuales (incluidos equipos ZKTeco). No abandonas lo que ya funciona.
- Carga histórica e implementación guiada. Tu historial de asistencia y nómina se migra de forma segura, con un equipo que adapta la plataforma a tu operación.
- Soporte experto local. Una vez activo, cuentas con soporte en español y tiempos de respuesta garantizados.
Con Rankmi, la implementación estándar toma entre 2 y 4 semanas según el tamaño de tu organización, acompañada por un especialista con sede en México.
Cómo Rankmi te ayuda a cumplir con la LFT
Rankmi es una plataforma de recursos humanos con inteligencia artificial que centraliza el registro de la jornada de toda tu organización en un solo lugar y te deja listo para la reforma de las 40 horas:
- Registro electrónico auditable por colaborador, con integridad y trazabilidad de datos, y reportería con blindaje legal para la STPS.
- Marcaje multi-dispositivo: biométrico y reloj checador para presencial, App con GPS para campo, y WhatsApp para home office —el único sistema en México con marcaje directo por WhatsApp, sin instalar apps ni hardware.
- Conexión directa con nómina: lo que se marca viaja automáticamente al pago del periodo, sin doble digitación.
- Integración con lo que ya tienes: ERP, nómina y relojes checadores existentes, incluidos equipos ZKTeco.
- Gestión de turnos complejos y aprobación de incidencias por parte de los líderes.
Resultado real: al unificar asistencia, nómina y desarrollo organizacional en Rankmi, Tractosol redujo un 40% la carga operativa de su equipo de RH y eliminó el traslado manual de datos entre sistemas.