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Guía SMART para planificación de procesos de Gestión del Desempeño

 

Pese a que prácticamente estamos en 2020, la ineficiencia de los procesos de Gestión de Personas sigue presente.

 

El problema es simple: invertimos demasiado tiempo y recursos en la ejecución, y nos quedamos sin energía para gestionar planes de mejora.

 

Como proceso, la Gestión del Desempeño requiere mucha planificación para entregar resultados fidedignos y útiles.

 

Si la planificación es mala, también lo serán los resultados que arroje.

 

Por un lado, necesitamos visibilidad y especificidad para fijar metas y objetivos. Por el otro, está el control de la ejecución.

 

Y por último, debemos definir cómo mediremos nuestro grado de cumplimiento y con qué cifras objetivas lo comunicaremos.

 

El modelo SMART nos entrega un marco sumamente práctico si buscas cómo planificar procesos de Gestión del Desempeño.

 

Partimos con una definición general del concepto. Luego detallamos los cinco pilares que componen el método y explicamos cómo aplicarlos a la función del área.

 

Por último, ofrecemos una lista de seis pasos para quienes buscan cómo usar el modelo SMART en planificación de evaluaciones de desempeño.

 

¡Éxito!

 

Metas SMART: Qué son y cómo implementarlas

 

El método SMART es uno de los modelos de planificación y gestión más populares de la actualidad.

 

Sus características lo hacen muy útil para planificar la Gestión del Desempeño.

 

La poca claridad en la definición de objetivos y metas, como también la falta de recursos e indicadores para medir avances, afectan negativamente los resultados y el seguimiento para hacer mejoras.

 

El método SMART

 

El método SMART permite establecer puntos de referencia alcanzables, que conducen al desarrollo y éxito de toda el área de Gestión de Personas.  

 

Estos son los pilares del modelo SMART:

 

S - Específico (Specific en inglés)

 

Tus objetivos deben ser lo más específicos y detallados que puedas. Debes saber exactamente qué quieres conseguir. No hay espacio para ambigüedades.

 

M - Medible

 

¿Qué métricas va a utilizar para medir tu logro de objetivos? Un número tangible es única forma objetiva de medir el progreso.

 

A - Alcanzable

 

Tus objetivos tienen que ajustarse a la realidad del contexto. Deben ser desafiantes pero sin expectativas poco realistas. Para alcanzar tu objetivo, debe asumir tu situación actual y las limitaciones con que operas.

 

R – Relevante

 

El objetivo debe ser relevante para la organización. Es decir, estar alineados con su misión, visión y valores corporativos.

 

T - Plazo final (Timely en inglés)

 

El objetivo debe tener un plazo definido para tener seguimiento y orden efectivo. Cualquiera puede fijar objetivos, pero si el plazo es poco realista suben las probabilidades de fracasar.

 

La claridad que brinda el método SMART puede hacer toda la diferencia entre el éxito o el fracaso de los procesos de gestión de personas.

 

A continuación explicamos cómo usar cada uno de los criterios SMART en profundidad.

 

Metas SMART: Criterio S - Específico

 

La letra “S” de la metodología SMART dice que los objetivos de Gestión de Personas a trabajar deben ser “Específicos” (Specific en inglés).

 

El proceso de construcción de objetivos específicos parte con una reveladora pregunta: ¿qué quiero lograr exactamente?

 

Esto es clave en la Gestión del Desempeño: ¿logré lo que quería conseguir? ¿En qué medida se cumplió este objetivo?

 

Tus objetivos deben ser lo más específicos y detallados que puedas, de lo contrario es difícil saber dónde focalizar esfuerzos y motivarte a lograrlos.

 

El siguiente paso es detallar ciertos parámetros que concretan y refuerzan el objetivo principal, contestando estas cinco preguntas:

  • ¿Qué quiero lograr?
  • ¿Por qué hacer esto y cuál es el beneficio para la organización?
  • ¿Quién debe tomar acción y quién se beneficia con el resultado?
  • ¿Dónde se llevará a cabo?
  • ¿Qué recursos necesito?

En la definición de objetivos es esencial detallar y tener la máxima claridad posible.

 

Por eso recomendamos plantear sub-objetivos que concreten y refuercen el objetivo principal, de forma que cada uno contenga una acción determinada.

 

Un ejemplo aplicado a la gesión del desempeño sería:

 

Meta general: Aumentar la productividad del empleado
Objetivos específicos:

    –  Hacer 100 llamadas diarias a prospectos
    –  Incrementar oportunidades en el embudo de 20 a 35

    –  Aumentar la cantidad de negocios cerrados al mes de 7 a 10

 

Notarás que el tercer objetivo dice “este mes”. Te recomendamos que utilices estos plazos para marcar hitos a medida que avanzas.

 

Es decir, si el objetivo es a un mes debes medir progresión todas las semanas, chequeando cómo va el estado de avance y si los resultados son o no que esperas para esa fecha.

 

Metas SMART: Criterio M - Medible

 

Para que un objetivo se pueda calificar como SMART debe ser medible.

 

Saber cuánto nos falta para alcanzar nuestra meta depende de cómo medir el cumplimiento de objetivos.

 

Por ello, en primera instancia, debes establecer ciertos parámetros para saber si vas por buen camino. Comienza por hacerte las siguientes preguntas:

 

¿Cómo sabré cuándo he cumplido mi objetivo?

¿Cómo sabré si voy progresando como espero?

 

La idea de este cuestionario personal es identificar los indicadores o métricas con que responderemos la siguiente pregunta: ¿Cómo medir objetivos de Gestión del Desempeño? 

 

Medir el progreso es clave para mantener la dirección correcta, cumplir con tus plazos y saber si has alcanzado tus metas.

 

Como vimos en el ejemplo, al determinar el éxito de un plan para mejorar la productividad de los colaboradores, los aspectos medibles pueden ser la cantidad de llamadas a clientes, el número de ventas o el monto vendido al trimestre.

 

Para hacer un seguimiento de estos objetivos es necesario plantear indicadores específicos, como el establecer la meta de vender 30% más que el año pasado.

 

Los indicadores se adaptan a los objetivos que creas, por lo que recomendamos definir al menos dos o tres indicadores como:

  • Duración de los procesos: cumplimiento de plazos establecidos.
  • Número de reuniones con clientes.
  • Cantidad diaria de llamadas
  • Número de reuniones que pasan de oportunidad a interesado

Medir el avance ayuda a afinar enfoque, saber lo necesario para cumplir el objetivo y sincronizar tu equipo.

 

Nunca es tarde para tomar acción y definir los objetivos estratégicos de Gestión del Desempeño. 

 

Metas SMART: Criterio A - Alcanzable

 

Para que un objetivo se pueda calificar como SMART también debe ser alcanzable.

 

Debes buscar evidencia para demostrar que tu objetivo es totalmente factible de realizar.

 

Tu objetivo debe ajustarse a la realidad de las personas y su entorno, de forma que sean desafiantes pero realistas.

 

Por lo tanto, para alcanzar tu objetivo debes asumir tu situación actual y eso debes considerarlo a la hora de planificar la Gestión del Desempeño.

 

Esto incluye la madurez de tu equipo, las habilidades particulares de sus miembros y los recursos disponibles para lograrlo.

 

A la hora de plantear un objetivo debes hacer las siguientes preguntas a nivel personal y de equipo:

  • ¿Tengo los conocimientos necesarios? Si no los tengo, ¿puedo conseguirlos?
  • ¿Tengo las habilidades necesarias? Si no las tengo, ¿puedo aprenderlas?
  • ¿Tengo los recursos necesarios (tiempo, dinero,etc)? Si no los tengo, ¿puedo conseguirlos?
  • ¿Estoy realmente involucrado en el proyecto?
  • ¿Cuánto esfuerzo estoy dispuesto a dedicar?

 

Metas SMART: Criterio R - Relevante

 

¿Qué significado tiene un objetivo para un cargo, área y organización? 

 

Para que un objetivo califique como SMART también debe ser relevante.

 

Todo objetivo demanda esfuerzo y compromiso. Todo proceso llega un punto donde la dificultad incrementa y es ahí donde debes preguntarte ¿Es necesario este objetivo? ¿Realmente importa?

 

La realidad es que muchas personas se proponen objetivos que lucen mejor en la teoría que en la práctica. Cuando carecemos de motivación interna y deseo de lograrlos, nuestras posibilidades de fracasar aumentan.

 

Si te faltan habilidades para lograr un objetivo puedes capacitarte. Si por te faltan recursos puedes buscar formas de conseguirlos.

 

La pregunta importante es ¿Para qué quieres alcanzar ese objetivo? ¿Cuál es tu verdadera intención?

 

Puedes pensar que con un equipo más grande el desempeño mejorará considerablemente.

Pero, ¿realmente será así? Para tener mayor claridad te recomendamos responder las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué es importante este objetivo? Debes alinear tu objetivo con tus valores y expectativas.
  • ¿Cuáles son los beneficios y recompensas de lograr este objetivo? Pensar en la recompensa alimenta la motivación por cumplirlo.

Si no te das tiempo para documentar el estado de avance de las metas y objetivos, o reunirte con tus colaboradores regularmente, es probable que sólo recuerdes el comienzo y el final del proceso.

 

En esa situación es muy difícil evaluar el grado de cumplimiento correctamente.

  1. ¿Es posible mantener el compromiso en el largo plazo? ¿Cuáles son las razones?

Estas preguntas muestran si el objetivo propuesto es un capricho o seguirá siendo importante en un mes o un año.

 

No es necesario que un objetivo sea de vida o muerte. Sólo asegúrate de que tenga significado para los colaboradores siendo evaluados.

 

Metas SMART: Criterio T - Plazo final

 

Llegamos a la última, pero no por eso menos importante, letra del acrónimo SMART.

 

Este criterio señala que, para tener éxito, todo objetivo debe tener en cuenta un plazo final.

 

Entre los objetivos “vender 15 unidades” y “vender 15 unidades en una semana” hay un mundo de diferencia.

 

Definir un plazo límite desde el principio ayuda a generar el sentido de urgencia e importancia necesario para lograr estos objetivos.

 

También informa a todos los stakeholders involucrados cuándo se evaluará el cumplimiento de un objetivo.

 

Te recomendamos que también utilices estos plazos para marcar hitos a lo largo del proceso de cumplimiento.

 

Antes de formular un objetivo SMART debes preguntarte:

  • ¿Cuándo deberá estar terminado?
  • ¿Qué debo hacer hoy, mañana, pasado?
  • ¿Qué debo hacer dentro de 6 meses?

Poner el objetivo dentro del tiempo ayuda a anticipar mejor posibles dificultades.

 

Otro beneficio de limitar los objetivos a través de plazos es que orienta el rendimiento de tu equipo para evitar retrasos.

 

Empoderar a tu equipo los ayuda a hacerse cargo de sus responsabilidades e instalar un sentido de urgencia.

 

Al final del día esto eleva considerablemente el rendimiento individual.

 

Plazos visibles para los participantes y medir el progreso en tiempo real son herramientas que brindan un mayor grado de control sobre el cumplimiento de objetivos.

 

6 pasos para una exitosa planificación de tareas de Gestión de Personas

 

Una buena planificación implica preparativos y distribuir en forma óptima del tiempo disponible.

 

Sigue los siguientes pasos para una efectiva planificación de tareas y llevar a tu equipo a mejores resultados.

 

Paso 1 - Clara definición de los objetivos

 

La primera pauta para una buena planificación es claramente definir los objetivos a alcanzar y no desviarse de ellos.

  • Los objetivos deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y temporizados)
  • Debe estar formulado en términos positivos. Es decir, debemos identificar lo que queremos, en vez de lo que no queremos.

Por ejemplo: "La implementación de la nueva modalidad de reuniones permitirá que el equipo genere 30% de oportunidades".

Esto tiene implicancias positivas en la motivación de los colaboradores.

 

Paso 2 - Fijar el plazo final

 

Como ya vimos, esto ayuda a generar el sentido de urgencia para ejecutar las acciones necesarias.

 

En proyectos cortos (máximo 120 días) es recomendable trabajar sobre una base diaria, mientras que en proyectos de mayor duración la base puede ser semanal o quincenal.

 

Paso 3. Identificar los principales obstáculos

 

Debes conocer los posibles problemas que pueden aparecer durante la ejecución, de otro modo podrás planificar o adelantar estrategias para resolverlos.

 

Paso 4 - Identificar las habilidades y el conocimiento requerido

 

No tener esto claro antes de empezar es, a veces, uno de los factores que resultan en ineficiencia en los procesos de Gestión de Personas.

 

Salir a conseguirlas en el camino resulta inevitablemente en desprolijidad y retrasos.

 

Paso 5 - Identificar a los stakeholders del proyecto

 

Desde el punto de vista de la ejecución, esto significa acudir a las personas indicadas para encontrar la solución adecuada.

 

Dentro de una planificación exitosa, una de las acciones más importantes es la delegación y la cooperación. Identificar los grupos e individuos idóneos para afrontar las tareas es una gran ventaja.

 

Paso 6 - Desarrollo del plan de acción

 

Muchas tareas deben fraccionarse. Un plan de acción identifica tareas diarias bajo unas condiciones de planificación previa.

 

El cronograma contempla las tareas a desarrollar, el tiempo que requieren, los responsables de su ejecución y posibles contingencias con sus respectivas soluciones.

 

Conclusión

 

Como hemos visto, el modelo SMART ayuda a motivar a los colaboradores y simplificar el proceso de Gestión del Desempeño.

 

Por un lado, ayuda a los empleados a alinear sus metas individuales con las de la organización y medir su propio grado de avance.

 

Por el otro, permite medir el desempeño de Recursos Humanos en forma mucho más específica.

 

Una meta sin un objetivo no tiene sentido. Como dijimos al principio de esta guía, visibilidad y especificidad son la clave del éxito.

 

Una meta describe el destino donde queremos llegar: aumentar las ventas, por ejemplo.

 

Un objetivo es el resultado que buscamos según la meta que fijamos: un aumento de 5% en las ventas del departamento X, en este caso.   

 

La definición de metas y objetivos es clave para comunicar el valor generado con los procesos de Gestión de Personas, y aplicando el modelo SMART elevamos considerablemente nuestras posibilidades de éxito.

 

Esperamos que esta guía te sea útil para mejorar los resultados de tus procesos de Gestión de Personas. No dudes contactarnos para compartir tu experiencia.